规章制度
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为加强学校大型会议场所(大礼堂和学术报告厅)管理,提高大型会议场所使用效率,规范大型会议场所服务程序,合理安排各类会议、教育教学和培训等活动,特制定本办法。

一、大型会议场所基本情况

会场名称

容纳人数

会场名称

容纳人数

大礼堂

1188

学术报告厅

418

二、责任目标

1.宣传统战部负责校级会议现场的照像、会议或活动内容的审核。

2.现教中心负责会场灯光、音响、显示屏等多媒体的管理维护和会议现场影音资料的录像和保存。

3.保卫处负责会场的消防设施设备的日常管理、维护和会议现场安保工作。

4.后勤基建处负责会场的统筹安排、日常管理和维护,并负责协调相关保障部门。

5.使用单位负责会场使用手续办理、会场布置和会前会后设备设施、场地清洁、桌椅摆放等相关对接工作。

三、使用须知

1.服务对象:原则上仅限我校各单位审批使用。特殊情况下,经学校主要领导批准,可有偿对外使用,具体按《教学场地及设施设备有偿使用管理办法》(校政文2018号)执行。

2.审批范围:学校校级会议、教育教学、师生培训、庆典演出等大型活动。

3.安排原则:按照审批使用,紧急、重要活动优先的原则统筹安排。

4.使用流程:使用单位至少提前两天与后勤基建处结合相关会所及时间安排­­­­---填写相关会场使用审批表(含会议名称、会议类别、使用时间、参会人数和级别等内容)---经相关批示后交后勤基建处报备---后勤基建处协调使用单位与相关服务保障部门对接各项设施设备、场地卫生和安保等---使用单位进行会场布置和相关服务工作---使用部门会后做基础的清理、整洁工作---后勤基建处协调检查设备设施、电源开关、场地卫生等---后勤基建处安排对现场做深度清洁。

注:会场保电需至少提前5天提出。

5.使用部门已通过审批并安排会议后,原则上不允许随意改变,如遇突发情况必须取消或调换时间和会场的,须第一时间告知后勤基建处撤销或更改会场的申请需求。

6.如重大活动及培训等须悬挂标语、张贴标识和宣传品的,须使用粘贴、易处理胶,严禁使用双面胶、液体胶等清理黏胶,如有损坏,由相关使用部门负责修复完好。

7.使用部门应自觉爱护会场各类设施设备的完好无损,自觉维护环境卫生,不得随意开关和调试电子设备设施。未经允许,严禁进入音控、灯光室、会议休息室等房间。

8.参会人员应自觉遵守相关管理规定,严禁乱丢纸屑、垃圾、在桌、椅、墙上刻、画、涂、写、张贴等。

9.会议过程中,如遇设备保障、停电等异常情况,应及时联系相关对接部门解决。

10.会场使用结束后,做好场地基础清理、整洁后,通知后勤基建处协调相关服务部门进行设施设备交接、盘点,确保所有设施设备完好无损,如发现设施设备有人为损坏或丢失的,使用部门承担相应责任。

11.对于未按照或违反会场使用管理规定的,后勤基建处有权对相关使用部门进行200元——500元的罚款或照价赔偿等处罚,并视情况在一定范围内进行通报。

四、本办法解释权归后勤基建处。

五、本办法自下发之日起执行。


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